En el día a día de un restaurante, la gestión del stock suele ser uno de esos procesos que se hacen por rutina, sin demasiada planificación. Sin embargo, es un área crítica que afecta directamente a la rentabilidad del negocio. Un mal control del inventario puede derivar en mermas innecesarias, compras duplicadas, productos caducados o incluso roturas de stock justo cuando más los necesitas.
El control manual, por experiencia, es poco fiable. Las hojas de cálculo, las libretas o los controles a simple vista pueden funcionar unos días, pero no te dan una visión real del coste por plato ni de la evolución de tu almacén. Digitalizar esta parte del restaurante significa tener el control en la palma de la mano y poder tomar decisiones con datos concretos.
Una de las herramientas más reconocidas es MarketMan (https://www.marketman.com), que permite llevar un registro en tiempo real de cada ingrediente, desde su entrada hasta su consumo. Con esta plataforma puedes programar pedidos automáticos, establecer niveles mínimos de inventario y calcular automáticamente el coste por receta. Esto no solo reduce el desperdicio, sino que también te permite ajustar precios de venta con mayor precisión.
Otra opción potente es Apicbase (https://www.apicbase.com), que va un paso más allá al integrar inventario, fichas técnicas, escandallos y control de alérgenos. Es ideal para cocinas que necesitan tener todo muy documentado, especialmente si trabajan con alta rotación o varios locales. Apicbase también genera informes detallados para que sepas cuáles son los productos que más rotan, cuáles caducan más rápido y qué platos tienen márgenes más bajos.
Revo Xef (https://revo.works/revoxef), por su parte, ofrece una solución muy interesante al integrar el stock con el TPV. Esto significa que cada venta actualiza automáticamente el inventario, lo que evita descuadres y permite tener una visión clara del consumo real. Además, puedes configurar alertas cuando un producto esté por debajo del mínimo, y recibir recomendaciones automáticas para reposición.
Además de estas herramientas, muchas otras soluciones como Lightspeed, Last.app o incluso Honei ofrecen módulos de control de stock integrados. Aunque algunos son más básicos, cumplen perfectamente si estás empezando y quieres una solución todo en uno.
Digitalizar el inventario también ayuda a mejorar la negociación con proveedores. Al conocer tus volúmenes reales de compra, puedes negociar precios con más criterio, ajustar los pedidos a tu rotación real y evitar compras por impulso. Incluso puedes planificar menús en función del stock disponible y no al revés, lo que mejora la eficiencia de la cocina y reduce pérdidas.
Si gestionas varios puntos de venta o tienes cocinas satélite, estas plataformas te permiten visualizar todos los almacenes desde un único panel. Esto es clave para evitar duplicidades, redistribuir producto entre locales y centralizar las compras.
Empezar es más fácil de lo que parece. Muchas de estas herramientas ofrecen pruebas gratuitas, plantillas iniciales y formación incluida. Puedes comenzar digitalizando solo los productos frescos, o un almacén específico, e ir ampliando a medida que el equipo se familiarice con la herramienta.
Un buen sistema de stock te da tranquilidad. Sabes lo que tienes, lo que necesitas y lo que realmente te cuesta cada plato. Te permite tomar decisiones más justas y planificadas, y a largo plazo, mejora tanto la eficiencia de la cocina como el resultado económico del restaurante.
